Algemene
Voorwaarden

In deze Algemene Voorwaarden hebben de volgende begrippen de daarbij vermelde betekenis:

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, werkzaamheden, leveringen en overeenkomsten tussen FFA en opdrachtgever, tenzij partijen schriftelijk uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.

De toepasselijkheid van eventuele algemene of inkoopvoorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij FFA deze schriftelijk en uitdrukkelijk heeft aanvaard.

Afwijkingen zijn slechts geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk door FFA bevestigd. Afwijkingen in een specifieke overeenkomst prevaleren boven deze voorwaarden voor die opdracht.

Indien een bepaling nietig of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen vervangen de nietige bepaling door een geldige bepaling die de strekking zo nauw mogelijk benadert.

Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig voor veertien (14) kalenderdagen na dagtekening, tenzij anders vermeld. FFA is niet gebonden aan een offerte met een kennelijke vergissing of verschrijving.

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:

• opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaardt binnen de geldigheidsduur; of
• FFA een schriftelijke opdrachtverstrekking van opdrachtgever bevestigt; of
• FFA met de uitvoering aanvangt op uitdrukkelijk verzoek van opdrachtgever.

Aanvaarding onder voorbehouden of met afwijkingen geldt als een nieuw aanbod en bindt FFA niet. Samengestelde prijsopgaven verplichten FFA niet tot gedeeltelijke uitvoering tegen een evenredig deel van de prijs.

FFA voert de opdracht uit naar beste vermogen conform de eisen van goed vakmanschap. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als resultaatsverbintenis aangeduid, is alle verbintenis van FFA een inspanningsverbintenis.

FFA is bij de uitvoering volledig onafhankelijk en aanvaardt geen instructies die de professionele integriteit of onafhankelijkheid van het advies aantasten.

Opdrachtgever zorgt voor eigen rekening en risico dat FFA tijdig beschikt over alle benodigde informatie, documenten en toegangen. Opdrachtgever staat in voor juistheid en volledigheid van verstrekte gegevens.

Indien opdrachtgever de benodigde medewerking niet of niet tijdig verleent, heeft FFA het recht de uitvoering op te schorten, levertijden en tarieven te herzien en extra kosten in rekening te brengen.

FFA is gerechtigd derden in te schakelen. Inschakeling voor rekening van opdrachtgever geschiedt uitsluitend na voorafgaande schriftelijke overeenstemming. FFA is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van derden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van FFA bij de selectie.

Werkzaamheden buiten de omschreven scope vereisen een aanvullende schriftelijke meerwerkopdracht vóór uitvoering. Mondelinge toezeggingen over meerwerk zijn niet bindend.

Genoemde levertijden zijn indicatief tenzij schriftelijk uitdrukkelijk als fataal aangeduid. Overschrijding van een indicatieve termijn levert geen verzuim op zonder voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn.

Bij overschrijding van een uitdrukkelijk als fataal overeengekomen termijn treedt verzuim in zonder nadere ingebrekestelling. Opdrachtgever heeft dan het recht de overeenkomst te ontbinden voor zover de niet-nakoming dat rechtvaardigt.

Deliverables voldoen aan de in de overeenkomst omschreven specificaties, of bij gebreke daarvan aan de eisen die redelijkerwijs gesteld mogen worden aan een ervaren adviseur in de betreffende materie.

Alle prijzen zijn vaste trajectprijzen exclusief BTW, reiskosten buiten de regio Den Haag (tenzij opgenomen in de offerte) en kosten van derden die met voorafgaande toestemming worden ingeschakeld.

Bij gebreke van een overeengekomen schema geldt:

• 25% bij aanvang van de opdracht
• 50% halverwege de uitvoering (Pro- en Enterprise-trajecten)
• 25% bij oplevering van de finale deliverable

Facturen zijn betaalbaar binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum, zonder opschorting, aftrek of verrekening tenzij een vordering door een onherroepelijk rechterlijk vonnis is vastgesteld.

Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. FFA is gerechtigd de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) te berekenen vanaf de vervaldatum, buitengerechtelijke incassokosten conform het Besluit BIK in rekening te brengen en uitvoering van lopende opdrachten op te schorten.

Facturen dienen schriftelijk en gemotiveerd te worden betwist binnen acht (8) werkdagen na ontvangst. Na deze termijn wordt de factuur geacht te zijn aanvaard. Betwisting schort de betalingsverplichting niet op.

FFA is gerechtigd tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen op basis van de CBS-CPI. Opdrachtgever wordt minimaal dertig (30) dagen van tevoren geïnformeerd.

Alle IE-rechten op door FFA ontwikkelde methodologieën, frameworks, tools, templates, merknamen (waaronder AI Talent Risk Index™, AI Governance Maturity Scan™, AI Enterprise Control Tower™, People Analytics Maturity Audit en aanverwante namen), rapporten en overige materialen berusten exclusief bij FFA.

Na volledige betaling verleent FFA een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor intern gebruik van deliverables. Zonder schriftelijke toestemming van FFA is het niet toegestaan deliverables te publiceren, commercieel te exploiteren, door te verkopen of aan te passen zonder bronvermelding.

Alle door opdrachtgever verstrekte informatie, data en materialen blijven eigendom van opdrachtgever. FFA gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht.

FFA heeft het recht geanonimiseerde beschrijvingen van trajecten en resultaten te gebruiken voor marketing- en referencedoeleinden, zonder vermelding van identificerende gegevens tenzij opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming verleent.

Beide partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht. De geheimhoudingsverplichting geldt tijdens de looptijd en drie (3) jaar daarna. Uitzonderingen gelden voor informatie die reeds openbaar was, nadien rechtmatig openbaar is geworden, onafhankelijk is ontwikkeld, of op grond van een wettelijke verplichting openbaar gemaakt moet worden.

FFA is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde omzet of winst, verlies van data, reputatieschade of verlies van goodwill, ongeacht de juridische grondslag.

Gezien het evoluerend karakter van AI-regelgeving garandeert FFA niet dat implementatie van haar aanbevelingen leidt tot volledige naleving. Adviezen zijn gebaseerd op de stand van kennis op het moment van verstrekking. FFA is niet aansprakelijk voor schade door navolgende wijzigingen in regelgeving of interpretaties, tenzij een Retainer-overeenkomst actualisering voorziet.

Vorderingen jegens FFA vervallen definitief indien opdrachtgever FFA niet binnen dertig (30) kalenderdagen na ontdekking schriftelijk en gemotiveerd in kennis heeft gesteld, doch uiterlijk twaalf (12) maanden na beëindiging van de opdracht.

Opdrachtgever vrijwaart FFA voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste informatie verstrekt door opdrachtgever of gebruik van deliverables op een wijze die niet conform de overeenkomst is.

Onder overmacht vallen omstandigheden buiten de invloedssfeer van FFA, waaronder: storingen in netwerken of elektriciteit, uitval van cloudplatforms of AI-dienstverleners, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, pandemieën, stakingen en brand. Bij overmacht langer dan zestig (60) kalenderdagen hebben beide partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden zonder aansprakelijkheid, met behoud van recht op betaling voor reeds verrichte prestaties.

• opdrachtgever betaalt een factuur niet tijdig en blijft na aanmaning in gebreke;
• opdrachtgever weigert of stelt de benodigde medewerking stelselmatig uit;
• FFA gerede gronden heeft te vermoeden dat opdrachtgever zijn verplichtingen niet zal nakomen.

FFA kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden bij faillissement of surseance van opdrachtgever, liquidatie of overdracht van diens onderneming, of toerekenbare tekortkoming die na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn wordt hersteld.

Opdrachtgever kan opzeggen met een opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen. Bij voortijdige beëindiging is opdrachtgever verschuldigd: vergoeding voor reeds verrichte werkzaamheden, niet-vermijdbare kosten, én 20% van de resterende projectprijs als annuleringsvergoeding.

FFA treedt op als adviseur op het gebied van AI Governance en AI-compliance. FFA is zelf geen aanbieder of deployer van een AI-systeem in de zin van art. 3 EU AI Act. Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor naleving van de EU AI Act en overige AI-regelgeving.

Risicoregisters, technische documentatie en audit trails die FFA oplevert vormen een momentopname op het moment van oplevering. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor continue actualisering conform de EU AI Act, tenzij schriftelijk overeengekomen dat FFA dit verzorgt (Retainer).

• Minimale looptijd: drie (3) maanden
• Opzegmogelijkheid per maandeinde met één (1) kalendermaand opzegtermijn
• Niet gebruikte uren vervallen per maand tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen
• Scope vastgelegd in afzonderlijke dienstverleningsbeschrijving (SLA-bijlage)

FFA behoudt het recht een opdracht te weigeren of te beëindigen indien uitvoering naar professioneel oordeel in strijd zou zijn met ethische normen, Responsible AI-beginselen of toepasselijke wetgeving.

FFA verwerkt persoonsgegevens van contactpersonen uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst op basis van een geldige verwerkingsgrondslag (art. 6 AVG). Indien FFA bij de uitvoering optreedt als verwerker in de zin van de AVG, sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. Zie ook het Privacy Statement op futurefocusadvisory.nl.

Klachten over de uitvoering of kwaliteit van deliverables dienen schriftelijk en gemotiveerd gemeld te worden binnen veertien (14) werkdagen na ontdekking. FFA reageert binnen vijf (5) werkdagen met een behandelingstermijn.

Partijen trachten gedurende minimaal dertig (30) kalenderdagen een geschil in onderling overleg te beslechten vóór gerechtelijke procedure. Dit laat het recht op kort geding onverlet.

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing (CISG uitgesloten). Alle geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Den Haag, tenzij FFA als eisende partij kiest voor de rechter van de vestigingsplaats van opdrachtgever.

FFA behoudt het recht deze voorwaarden te wijzigen. De gewijzigde versie wordt gepubliceerd op futurefocusadvisory.nl met vermelding van de ingangsdatum. Voor lopende overeenkomsten geldt de versie van kracht op het moment van totstandkoming. Deze voorwaarden, samen met de overeenkomst en offerte, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen. Niet-uitoefening van een recht door FFA geldt niet als afstand van dat recht. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Den Haag. Op verzoek wordt een exemplaar kosteloos toegezonden.